Ciclo PDCA

Existen varios métodos para construir un sistema de gestión efectivo. Sin embargo, el método planificar-hacer-verificar-actuar o PDCA (plan-do-check-act) es, sin duda alguna, uno de los más interesantes y aceptados por las normas de calidad existentes (de hecho, la nueva norma ISO 9001:2015, entre otras, está concebida bajo esta metodología).

Estas cuatro etapas cíclicas, conocidas también como círculo de Deming, son una estrategia de mejora continua de la calidad ideada por Walter A. Shewhart. La misma permite a las empresas ofrecer lo mejor de sí a clientes, proveedores y demás partes interesadas en base a la experiencia adquirida y mediante la evaluación de los aspectos positivos y negativos de su actividad (entiendo el fracaso como un punto de partida hacia la mejora).

Estas cuatro fases son las siguientes:

• Planificar: en la primera etapa se planifican los cambios y lo que se pretende alcanzar. Además, se identifican los pasos a seguir y los recursos necesarios para conseguirlo. Existen numerosas herramientas para llevar a cabo la planificación: AMFE, QFD, diagrama de Gantt, método Poka-yoke… Ej. análisis y planificación de mejoras en una fábrica por aparición de nuevas máquinas, propuesta de los trabajadores, etc.
• Hacer: se pone en marcha la planificación previamente aprobada, esto es, los cambios para implantar la mejora propuesta. De forma general, en este paso se recomienda hacer una prueba a pequeña escala o piloto.
• Verificar: en esta fase se comprueba lo que se ha realizado y que los resultados coinciden con lo planificado en la etapa 1. Esta es, probablemente, la etapa más importante, ya que nos permite visualizar las debilidades y fortalezas de la organización en relación a la gestión de la calidad. Para la evaluación del estado actual de los cambios existen numerosas herramientas: check list, cuadro de mando, diagrama de Ishikawa…
• Actuar: En esta fase se sigue adelante o, si lo propuesto no cumple con las expectativas iniciales, se realizan modificaciones hasta alcanzarlo. Esta es la etapa de recopilación de lo aprendido, de capitalización de la experiencia. Terminado este paso, se debe volver periódicamente al paso 1 para estudiar nuevas mejoras a implantar.

A raíz de este ciclo de actividades podemos establecer que, en una organización, no sólo basta con aplicar cambios o mejoras, sino que estas deben ser controladas, medidas y verificadas. A modo de ejemplo, si en una metalúrgica se quiere innovar mezclando diversos metales y se obtiene una aleación con aplicaciones inmejorables, al intentar reproducir la mezcla, si no hemos anotado y planificado los pasos, no podremos volver a conseguir el mismo resultado. Conclusión: una mejora sin planificar no es una mejora significativa.

Cabe destacar que existen otras herramientas de mejora, como las que a continuación se citan, pero que el ciclo PDCA es la base en la que todos se fundamentan:

• Análisis de valor: método estructurado para definir o revisar un producto, proceso o servicio de forma que aseguren con el mínimo coste todas las funciones que el cliente desea y que está dispuesto a pagar cumpliendo todas las exigencias requeridas.

• Método Kaizen: proceso de mejora continua en todos los aspectos de la organización, muy aplicado en el mundo de la industria y basado en acciones concretas y simples.

• Diagrama de afinidad: método consistente en juntar ideas o asuntos para organizar y resumir agrupando las ideas afines.