Una auditoría es el medio para evaluar la eficacia de un sistema de gestión, determinando el cumplimiento de los requisitos mediante evidencias objetivas, es decir, realizar una revisión de los procesos y detectar errores. Las fases de la auditoría se pueden descomponer principalmente en 3: Planificación, Ejecución y Mejora.

Se comenzará con la programación de cuándo se van a auditar cada uno de los procesos. En el día o días acordados, el auditor comenzará la auditoría con una reunión inicial donde se aclarará el programa, tras la cual comienza la revisión de procesos y recogida de evidencias para finalizar con una reunión en la que se comentarán los hallazgos detectados en la auditoría con el auditado. Por último, es necesario corregir aquellos errores encontrados y evitar que vuelvan a suceder, así como aprovechar las sugerencias, de manera que el sistema avance hacia la mejora continua.

Una vez entendidas cuales son las partes de una auditoría, las principales cuestiones a tener en cuenta para el éxito son:

• Conocer el sistema de gestión: cada empleado tiene una función dentro del sistema, por lo que deberá conocerla, así como los requisitos que le apliquen, incluida la política. Además, la alta dirección también debe implicarse en todo lo posible en el sistema de gestión.
• Tener preparada toda la documentación necesaria. Por ejemplo, si tenemos lista la revisión por la dirección, además de facilitar el trabajo del auditor es un mecanismo mediante el cual se repasa el cumplimiento de todos los puntos importantes en el sistema de gestión.
• Colaborar con el auditor: debemos facilitarle toda la documentación e información que nos solicite e intentar no entrar en discusiones. Hay que defender nuestro trabajo, pero sabiendo que el auditor está para corregirnos y ayudarnos a mejorar.
• Verificar previamente hallazgos de auditorías pasadas, de esta forma, evitamos que vuelvan a aparecer, ya que si sucede puede aumentar su gravedad y, por tanto, dificultar su solución.
• Tener claras las no conformidades. En la reunión final de la auditoría, es muy importante aclarar todas las no conformidades, observaciones o mejoras detectadas y no quedarse con dudas, ya que de eso depende una buena solución.
• Un gran número de no conformidades detectadas no tiene por qué significar una mala implantación. De los errores se aprende y siempre hay la opción de corregirlos. Un sistema de gestión busca la mejora continua, aprovechemos eses hallazgos para mejorar y cambiar con el tiempo.

Adriana Seijo