Ya veíamos en otra ocasión las ventajas que supone certificarse en un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001. Lo siguiente que debemos conocer son los errores que debemos evitar para una buena implementación del sistema de gestión en nuestra empresa.
- No documentar correctamente los procedimientos: en muchas ocasiones no se presta atención suficiente a la hora de redactar los procedimientos, por lo que no se ajustan a la forma real de trabajar o se hace una descripción muy general, lo que conlleva a una falta de información. Para evitarlo debemos conocer perfectamente a qué se dedica la empresa y cuáles son los todos los pasos a la hora de obtener el producto/ servicio final. Además, tenemos que intentar que los procedimientos estén redactados de forma que se facilite la comprensión por cualquier miembro de la organización.
- Falta de compromiso de la Dirección: Generalmente, la Dirección es la que decide implementar un sistema de gestión, pero no se implica en su consecución. Esta falta de compromiso puede transmitirse a los empleados haciendo que se pierda el interés. A esto se le suma que muchas veces las organizaciones y el personal es reticente a cambios, dificultando todavía más una implantación eficaz.
- Falta de formación: cuando se implementa un sistema de gestión es necesario que todo el personal conozca aquellos puntos que le pueden ser de aplicación, ya que, si no todo el personal está implicado, es más difícil que el sistema de gestión funcione correctamente. Debido a esto, no hay que olvidarse de ofrecer una pequeña formación a todas las nuevas contrataciones de trabajadores que se realicen. También es importante que la dirección y el personal implicado en la implantación conozcan la norma para saber qué hace falta para implantarla y cómo se va a llevar a cabo.
- No tener bien definidas las competencias de cada puesto: Por una parte, la Dirección tiene que permitir al responsable del sistema autoridad suficiente para tomar las decisiones correspondientes y de esta forma no se bloquee toda acción de mejora que quiera conseguir. Por otro lado, si cada puesto está bien definido, todo el personal sabrá a quien acudir en caso de encontrarse con algún problema.
- Tener como único objetivo la reducción de costes: Un sistema de gestión de calidad permite reducir costes mediante la estandarización de procesos, eliminación de errores,… pero no es el único beneficio que aporta y hay que tener eso en cuenta. Por otro lado, hay que considerar todos los recursos utilizados en el sistema como una inversión, no como un gasto.
- Interés exclusivo en el certificado: En muchas ocasiones el interés de la implantación es obtener un certificado, por lo que se definen todos los procedimientos y una vez obtenido se deja en el olvido, enseñando a los clientes un título que ofrece un producto/ servicio de calidad cuando no es así. No hay que olvidarse que un sistema de gestión es un sistema vivo, que se va retroalimentando constantemente de errores propios, sugerencias de clientes,…
Adriana Seijo
